Popis systému
Obsah
Přihlášení do systému
Přihlášení do WorkSheetPro se provádí pomocí webového rozhrání zadáním přihlašovacího jména a hesla. Uživatel se může přihlásit z jakéhokoliv počítače. WorkSheetPro obsahuje několik přístupových úrovní.
Vložení záznamu o provedené činnosti pro zákazníka
Funkce umožňuje přidat nový záznam do vybrané zakázky nebo akvizice. Zaměstnanec vybere konkrétní zakázku nebo akvizici a poté specifikuje činnost, zadá počet odpracovaných hodin a případně i interní poznámku. WorkSheetPro umožňuje více uživatelům přidávat záznamy do jedné akvizice nebo zakázky. Systém zařádí tento záznam do příslušné zakázky a při vyúčtování se tyto údaje použijí při tvorbě faktur.
Výkaz práce
Funkce výkaz práce umožňuje pohodlné časové a finanční vyhodnocení zaměstnance. WorkSheetPro nabízí jednoduché filtry dle různých hledisek. Výkazy zahrnují názvy zakázek, jejich identifikační čísla a dobu práce. Definované hodinové sazby jednotlivých zaměstnanců určují výnos na odvedené činnosti pro Vaše klienty.
Jak evidujeme práci ve WSP?
Tato funkce zobrazí podrobný výpis toho, jak je vyplňován WorkSheetPro během vybraného období. Poskytuje dokonalý přehled o práci Vašich zaměstnanců.
Správa kontaktů
Systém WorkSheetPro poskytuje jednoduché prostředí pro ukládání firemních kontaktů ve formě vizitek. Zaměstnanec zadává název, adresu kontaktu, telefony a může nahrát sken vizitky ve formátu jpg pro pohodlnější přehled. Později, při založení nové zakázky nebo akvizice, se vložené kontakty použijí a není potřeba je znovu vyplňovat.
Vložení produktu
Unikátní funkce poskytující manažerské prostředí k nadefinování produktů pro evidenci činností. Produkty slouží k organizaci činností zaměstnanců na zakázkách a akvizicích.
Výpis zakázek – seznam a správa
Přehled zobrazuje seznam všech zakázek, který lze třídit podle čísla akvizice a zákazníka. Kliknutím na název zakázky se zobrazí detailní informace s možností úprav. WorkSheetPro umožňuje aplikaci filtru a zobrazení přesně definované podmnožiny zakázek.
Vložení nové zakázky
Funkce vložení zakázky je přístupná pouze uživatelům s vyššími pravomocemi. Při vložení zaměstnanec vybere zákazníka z předem definovaných kontaktů, fakturační adresu, doplní potřebné poznámky. Dále nadefinuje spolupracovníky a tím vytvoří projektový tým. WorkSheetPro podporuje jak hodinové sazby, tak paušály. Umí také rozlišovat různé hodinové sazby v EUR a Kč dle zaměstnance a jeho kvalifikace.
Výpis akvizic
Položkový seznam všech akvizic, který lze třídit podle čísla akvizice a zákazníka. WorkSheetPro umožňuje aplikaci filtru a zobrazení přesně definované podmnožiny akvizic.
Vložení nové akvizice
Funkce vložení akvizice je přístupná pouze uživatelům s vyššími pravomocemi. Při vložení zaměstnanec vybere zákazníka z předem definovaných kontaktů, zadá jeden z definovaných stavů a nastaví prioritu. Nadefinuje vedoucího projektu a spolupracovníky, kteří budou mocí vkládat příslušné záznamy. Uživatel může vložit i další údaje, jako Tip od osoby, Kontaktní osoba, Informace o smlouvě k zakázce. Tím se zlepšuje přehled o vývoji akvizic a jejich konverze na zakázky.
Převod akvizic na zakázky
Tato funkce umožňuje převést jeden nebo více záznamu o činnostech z vybrané akvizice na návaznou zakázku.
Výpis fakturací
Tato funkce zobrazí podrobný přehled o všech provedených fakturacích, umožní Vám jednoduše najít to, co přesně potřebujete.
Vytvoření podkladu pro fakturaci
Funkce pomáhá při vytvoření podkladů pro fakturaci Vašim klientům. Uživatel po výběru zakázky pro konkrétního klienta provede revizi odvedené činnosti za dané období, může provádět hromadné úpravy a rozhodne, které činnosti se objeví na faktuře pro vašeho klienta.
Zaměstnanec může libovolně měnit poznámky k činnostem, sazbu a čas na činnostech. Po zaznamenáni změn WorkSheetPro přepočítá finální částku a vytvoří výstup pro fakturaci ve formě CSV, PDF nebo XLS.
Přehled fakturovaných zakázek
Přehled zobrazuje seznam všech fakturovaných zakázek. Kliknutím na název zakázky zobrazí se detailní informace.
Přehled nefakturovaných zakázek
Přehled zobrazuje seznam všech zakázek, které obsahují činnosti označené k fakturování později nebo označené jako nefakturovatelné. Tím získáváte přehled o interních nákladech, které zatím negenerují zisk.
Správa zaměstnanců
Tato funkce je přístupná pouze administrátorovi systému. Umožňuje správu uživatelů-zaměstnanců. Administrátor může uzamknout vybraného uživatele, čímž omezí přístup bez smazání dat. Tím zůstává zachována celá historie práce konkrétního zaměstnance. Při vložení nového pracovníka administrátor nadefinuje přístupová práva pro:
- zobrazení akvizic,
- editace akvizic,
- zobrazení zakázek,
- editace zakázek.
Editace uživatele
Pomocí volby Editace uživatele může každý pracovník do systému vložit a editovat osobní údaje. Přes volbu Změna hesla si každý uživatel může nastavit vlastní přístupové heslo. Další údaje o pracovníkovi může měnit jen administrátor.
Převod činnosti akvizice na jinou akvizici
Tato funkce umožňuje převést jeden nebo více záznamu o činnostech z jedné akvizice na jinou.
Vyhledávání
WorkSheetPro umožňuje prohledávat pole Poznámka a Interní poznámka v záznamech o činnostech. Potom se zobrazí detailní informace s možností úprav. Kliknutím na tlačítko [kopie] se zvolený záznam použije jako podklad pro vyplňování nového záznamu činnosti.
